Contabilización de los sobrantes de caja

Los sobrantes de caja, dependiendo de su origen y cuantía, pueden ser contabilizados como un pasivo o como un ingreso.
Los sobrantes de caja se pueden presentar por error en el cobro o pago de obligaciones, por tanto, si ello significa que una obligación no se pagó completamente, o que una deuda fue cobrada en exceso, se debe contabilizar en un pasivo.
Ha sido costumbre que los sobrantes de caja se contabilicen como un ingreso [cuenta 429553], algo que no siempre es adecuado ni prudente.
Si por ejemplo, a un cliente se le ha cobrado mas de lo que correspondía, o el cajero se ah equivocado en entregar el cambio, es posible que el cliente presente una reclamación y la empresa deba reconocerle lo cobrado en exceso.
En un caso así, ese sobrante de caja debe contabilizarse como una contingencia [cuenta 263515], cuenta que corresponde a un pasivo.
Si lo que ha sucedido es que se por error no se pagó una obligación completamente, la parte no pagada y que figura como sobrante de caja, continúa siendo una obligación para con el proveedor o el acreedor.
En este caso, se puede contabilizar también como una contingencia, o hacer el respectivo ajuste a la cuenta del proveedor o del acreedor, según corresponda.
Si pasado un tiempo prudencial, el cliente o proveedor afectado por el error de la empresa, no presenta su reclamación, entonces si se procede a llevar al ingreso el sobrante respectivo, para lo cual se debita la cuenta del pasivo y se acredita la cuenta de ingresos.
Si el sobrante de caja es por un valor insignificante, se puede llevar directamente como ingreso, puesto que no afectará de forma importante los estados financieros de la empresa ni las obligaciones de ésta.
Los sobrantes de caja no son una situación normal, y en lo posible no deben suceder, puesto que son el resultado de la falencia de algún proceso llevado a cabo en la empresa.
Sobre el efectivo se debe realizar un control constante y estricto, debido a que se pueden presentar situaciones como por ejemplo, que el empleado se apodere del sobrante de caja, y después de una reclamación, la empresa deba responder por ese dinero. O que el empleado simule o provoque intencionalmente un sobrante de caja, con el objetivo de apoderarse de esos dineros con posterioridad.
Como comentario final, los ingresos por sobrantes de caja no causan el impuesto a las ventas, y están gravados con el impuesto de renta.
Fuente: Gerencie.com

Tratamiento de los activos retirados de le empresa pero no de la contabilidad

Aunque no es una práctica muy común, algunas empresas retiran algunos activos y olvidan darlos de baja en la contabilidad, por lo que es preciso determinar las consecuencias y el tratamiento que se debe hacer frente a una situación así.
El retiro de los activos suele darse por obsolescencia, donación o pérdida, y en cualquier caso se omite retirarlos también de la contabilidad.
El caso es que si el activo no se retira de la contabilidad, legalmente seguirá existiendo, por lo que la contabilidad debe tratarse como si el activo en realidad estuviera. De hecho así se tratará puesto que si no se ha retirado de la contabilidad, es porque el encargado de esta ignora la inexistencia del activo.
Esta situación llevará a que la información contable y financiera no sea real, puesto que es posible que se esté depreciando un activo inexistente, lo cual significa un gasto también inexistente.
Además, los indicadores financieros se alteran también, puesto que se está presentando un activo que no se ajusta a la realidad, por lo que algunos indicadores se basarán sobre valores falsos.
La situación más delicada puede presentarse en relación con los impuestos, puesto que al figurar en la contabilidad un activo que ya no existe, seguramente se estará solicitando una deducción por depreciación sobre un activo inexistente y que en consecuencia, no generó renta alguna, lo cual hará improcedente esa deducción.
Es por situaciones como estas, que se hace necesario periódicamente hacer una auditoría o una verificación de activos así como se hace la verificación de inventarios, puesto que en algunas empresas cuando se realiza un procedimiento de estos, se ha llegado a detectar la falta de activos de gran valor como vehículos o maquinaria, algo para preocuparse.
Tan pronto como se detecte una situación así, es preciso hacer los ajustes respectivos en la contabilidad para que esta se ajuste a la realidad de la empresa, sin importar que esos ajustes no sean procedentes fiscalmente; lo importante es que la contabilidad sea un fiel reflejo de la empresa, después se realizarán los ajustes fiscales y conciliaciones pertinentes.
Fuente: Gerencie.com