Objetivo de las provisiones contables

Fuente: Gerencie.com

Aquí hemos hablado bastante sobre las diferentes provisiones contables, y nos han preguntado mucho sobre cuál es el objetivo de esas provisiones, así que trataremos de explicarlo.
Empecemos por la definición que hace la Real academia de la lengua española del término provisión:
(…)
2. f. Prevención de mantenimientos, caudales u otras cosas que se ponen en alguna parte para cuando hagan falta.
(…)
De aquí se desprende que la provisión busca prever una cosa para cuando haga falta, que llevado al tema contable, esa cosa no es otra que los recursos, de modo que la provisión tiene por objetivo prever unos recursos para cuando hagan falta, para cuando se necesiten para cumplir una obligación o compromiso.
La empresa se enfrenta a una serie de erogaciones futuras, y como el futuro es incierto, es preciso prever los recursos para cubrir esas erogaciones.
La empresa, así como genera dinero así mismo lo gasta, y es muy probable que al llegar el momento de cumplir con una obligación, la empresa no disponga del dinero necesario.
Es por eso que en el pasivo se crean las provisiones para las diferentes obligaciones futuras de la empresa, como son obligaciones laborales, fiscales o demandas judiciales.
Al crear la provisión, el valor correspondiente se lleva al gasto, y bien sabemos que el gasto disminuye los ingresos para obtener la utilidad de la empresa.
En la medida en que se crean las provisiones, el gasto se incremente y la utilidad se disminuye, de modo que la empresa protege su patrimonio debido a que salen menos recursos por distribución de utilidades o incluso por el pago de impuestos.
Si no se hicieran las provisiones, la empresa distribuye más utilidades, dinero que puede hacer falta para cubrir ciertas obligaciones.
Hay que hacer lo posible para que salga menos dinero de la empresa, puesto que la operatividad de la empresa, y hasta su capacidad de expansión, depende de la disponibilidad de recursos, de modo que hay que evitar en lo posible la salida innecesaria de dinero, y una de las formas de hacerlo, es precisamente creando las provisiones necesarias.

¿Qué es la provisión de cartera?

El tema de la provisión de carera es uno de los más recurridos en Gerencie.com, por lo que trataremos de explicar de qué se trata la provisión de cartera.
En primer lugar trataremos de definir de una forma muy general lo que es cartera. La cartera son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas en las ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.
Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente que quiera vivir a costas del comerciante o empresario, así que estas personas no pagarán sus deudas a la empresa, por lo que éstas perderán esos recursos.
Lo que busca la provisión de cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas.
Así que la empresa, mensualmente hace una provisión sobre el valor total de la cartera. En Colombia existen dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera: el método general y el método individual..
El valor provisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su contabilización será un crédito a la cuenta provisión de cartera y un debito a la cuenta de gastos.
La importancia que tiene la provisión de cartera, radica principalmente en que permite depurar lo que la empresa en realidad tiene. Permite determinar con exactitud qué es lo que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas; y la parte que no se pueda cobrar, se lleva como un gasto, lo cual afecta directamente los resultados del ejercicio, es decir, disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan, que es el valor provisionado.
Si no se hiciera la respectiva provisión de cartera, los estados financieros mostrarían unos valores irreales, puesto que mostraría unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jamás se podrán cobrar, por lo que se estaría presentando una información contable inexacta, se estaría mostrando algo de que la empresa nunca podrá disponer.

Contabilización de la provisión de cartera

La contabilización de la provisión de cartera se hace mediante un débito al gasto por provisión y un crédito a la cuenta provisión del activo.
La provisión de cartera es el reconocimiento de las deudas de difícil cobro, aquellas que se consideran que no será posible recuperarlas, por tanto constituyen un gasto para la empresa, que entrará a disminuir la utilidad de la misma.
Es por esta razón que la provisión de cartera se contabiliza como un gasto, en la cuenta 51910.
La provisión de cartera disminuye las cuentas por cobrar en el valor que se provisione, puesto que la provisión es la consecuencia de reconocer que no es posible cobrar una cuenta o parte de ella, razón por la que la cuenta por cobrar se tiene que disminuir, pues no tiene objeto tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible cobrar. Es por eso que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la cuenta.
Pues bien, el registro contable de la provisión es el siguiente:

Cuenta Debito Crédito
519910 100.000
139905 100.000

La contabilización de la provisión se realiza mediante una nota de contabilidad que es un documento interno de la empresa.
La provisión de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los días de mora de cada cuenta.

Contabilización de la recuperación de cartera provisionada

Cuando una cartera, después de haber sido provisionada se recupera, su contabilización tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue realizada la provisión.
Si la recuperación de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha sido provisionada en el mismo periodo o año, simplemente se revierte el asiendo inicial.
Si la recuperación de la cartera provisionada corresponde a una provisión realizada en un periodo o año anterior, se debe contabilizar como un ingreso.
Cuando se realiza una provisión, la contabilización es:
Cuenta Debito Crédito
519910 1.000.000
139905 1.000.000
Supongamos ahora que en el mismo año la empresa recupera $500.000 de la cartera provisionada.
La contabilización de esa recuperación será:
Cuenta Debito Crédito
139905 500.000
519910 500.000
En principio, acreditar una cuenta de gastos no parece una decisión acertada, pero el decreto 2650 o plan único de cuentas para comerciantes, en la dinámica de la cuenta 5199 contempla:
(…)
CREDITOS
a. Por el valor de las reversiones de las provisiones excesivas o indebidas cuando correspondan al mismo ejercicio.
b. Por la cancelación del saldo al cierre del ejercicio.
Se observa con claridad que al tratarse de provisiones del mismo año, se debe revertir la cuenta de gastos por provisión.
Ahora supongamos que en el siguiente año se recupera el resto de cartera provisionada, es decir, los $500.000 restantes.
La contabilización, por corresponder a una cartera provisionada un periodo diferente, se debe contabilizar de la siguiente manera:
Cuenta Debito Crédito
139905 500.000
425035 500.000
En este caso, la recuperación de cartera se convierte en ingreso, ingreso que debe ser declarado como gravado con el impuesto de renta.