Funciones del auxiliar contable

Mucho se nos consulta sobre las funciones del auxiliar contable, un tema de gran interés para los miles de estudiantes de contaduría y otras personas que se dedican a ello.
Lamentablemente no hay una ley, decreto, resolución, circular doctrina o jurisprudencia que regule o defina las funciones o actividades que debe desarrollar el auxiliar contable, por lo que estas se deben sustraer de la realidad del mercado laboral, de la realidad de las empresas.
Naturalmente que las funciones del auxiliar contable deben estar relacionadas con las tareas propias de la contabilidad, como puede ser la causación de los diferentes hechos económicos de la empresa [compras, ventas, sueldos, pago servicios, depreciaciones, etc.], le manejo y control de inventarios, el manejo o gestión de cartera, conciliaciones bancarias, la proyección de estados financieros e informes contables o financieros, la preparación y proyección de las declaraciones tributarias y los diferentes informes con destino a las entidades estatales de control, y cualquier otra actividad relacionada o afín al aspecto contable.
Sin embargo en el contrato que firmen las partes, se pueden contemplar otras funciones que no necesariamente estén relacionadas con al contabilidad, lo cual se ha convertido en el común denominador en las empresas medianas y pequeñas.
De hecho, son muchos las auxiliares contables que se ven en la obligaciones a cumplir tareas administrativas que nada tienen que ver con la contabilidad, y hasta deben trabajar como mensajeros y cobradores, e incluso hasta tienen que preparar los tintos de los administradores del negocio, esto debido a que no hay nada que regule que puede hacer el auxiliar y que no.
ásicamente las funciones del auxiliar contable se definen en el contrato de trabajo, y cada empresa fijará en “común acuerdo” con el auxiliar contratado, cuáles serán las actividades a desarrollar, de modo que todo se reduce a lo que las partes pacten en el respectivo contrato.
Responsabilidades de los auxiliares contables
Los auxiliares contables que por lo general son estudiantes de contabilidad o de contaduría, pueden tener algunas responsabilidades relacionadas con las actividades que desarrollan.
Si bien es cierto que las responsabilidad relacionada con la contabilidad recae sobre el contador público, revisor fiscal y representante legal quienes los que firman los estados financieros e informes con destino a las diferentes entidades estatales de control, en algunos casos los auxiliares de contabilidad que colaboraron en la preparación y elaboración de los libros e informes, deban asumir alguna responsabilidad por sus actuaciones.
Cuando una auxiliar contable actúa incorrectamente y además lo hace con dolo, le puede acarrear una responsabilidad penal o civil, puesto que si su actuación ilegal dolosa causa perjuicios a terceros, es apenas natural que deba responder por ello.
De otra parte, si el auxiliar contable en el ejercicios de sus funciones comete faltas consideradas graves a la ética profesional, se le podrá dar aplicación al artículo 7 de la ley 145 de 1960 que aún sigue vigente, según el cual no podrá ser inscrito como contador público la persona que a juicio de la junta central de contadores, haya cometido falta grave contra la ética profesional, sanción que sin duda puede ser la más grave por cuanto le imposibilita ser Contador público algún día.
Así las cosas, si bien el auxiliar contable no es el responsable directo por las obligaciones relacionadas con la contabilidad, el cometer actos ilegales, anti éticos o inmorales relacionados con las actividades propias de la contabilidad, sí le puede acarrear una serie de responsabilidades que deberá asumir.
En consecuencia, siempre que se desarrolle una actividad contable, debe tratarse de ceñirse a los principio de contabilidad generalmente aceptados y demás normas que regulan la actividad contable, sin importar si se es o no contador público.
Ahora que si el auxiliar contable es un contador público, la responsabilidad podría ser mayor por la connotación que debe tener la titularidad de una tarjeta profesional.