Sistema de análisis de gastos – SAG

Autor: Mauricio Lefcovich
Mejores prácticas
28-01-2009
Resultante de innumerables diagnósticos y auditorías de empresas, surge sobre todo a nivel de entidades Pymes un gran descalabro en todo lo concerniente a sus políticas de gastos e inversiones. Políticas y formas de decidir que llevan a muy importantes sumas de dinero destinados a productos y servicios que sobresalen por su falta de prioridad, necesidad y productividad.
Análisis e investigaciones basadas en el comportamiento de consumidores y empresarios nos llevan a observar importantes inclinaciones a imitar la conducta que en materia de gastos tienen aquellos consumidores con los cuales se identifican nuestros empresarios objetos de observación.
Querer sobresalir, dar muestras de sofisticación, gastar de manera discordante con los objetivos y misiones de la empresa, suele ser algo habitual y que lleva al desastre a este tipo de empresas.
Un punto primordial es que se identifique claramente cual es la misión de la empresa, como así también sus objetivos, de tal forma los gastos e inversiones deben circunscribirse a tales parámetros, considerándose todo gasto o inversión ajenos a los mismos como inconducentes y generadores de futuras dificultades, tanto a niveles de rentabilidad como de liquidez.
En momentos de crecimiento económico gastar e invertir sabiamente implica acumular utilidades para los momentos de dificultades en materia de liquidez. Hacer lo mismo en épocas de recesión económica implica actuar con prudencia y disciplina.
La aplicación del Sistema de Análisis de Gastos ayuda tanto a analizar los gastos en los cuales se incurrió en el pasado para aprender de los errores, y posteriormente aplicar el mismo análisis para mejorar a la hora de tomar decisiones en materia de presupuestos y ejecución de gastos e inversiones.
Por tal motivo el Sistema de Análisis de Gastos es una excelente herramienta a la hora de aplicar el kaizen en las empresas, pues permite analizar la conducta pasada descubriendo errores y falencias, y mejorar constantemente las decisiones futuras. El SAG © coordina a la perfección con el proceso de Planificación-Realización-Evaluación y Actuación (PREA). Un proceso continuo de prevención, puesta en acción, evaluación y ajustes continuos permite a todo tipo de empresas mejorar a la hora de efectuar sus gastos e inversiones.
Cada gasto debe ser razonado y analizado desde diferentes puntos de vista y perspectivas, logrando así una evaluación integral y holística. Los gastos e inversiones forman parte de un todo y hacen a la eficacia y eficiencia en el uso de los recursos.
En el curso de las labores de diagnóstico se observan al final de los mismos ingentes sumas de dinero desperdiciados sin ton ni son en productos y servicios innecesarios, improductivos y fuera de toda estrategia plausible.
¿Qué preguntarse o analizar, y porqué?
1. ¿Son necesario o no?
2. ¿Constituyen o no un gasto o coste estratégico?
3. ¿Son de carácter fijo, variable, semifijo o semivariable?
4. ¿Dan lugar a un compromiso de servicios o recepción de productos de largo, mediano o corto alcance?
5. ¿Son prorrogables o no?
6. ¿Pueden evitarse: si o no?
7. ¿Están relacionados o no con la marcha o funcionamiento de la empresa?
8. ¿A qué sector o con que área de la empresa se vincula el gasto?
9. ¿Con que procesos se vincula?
10. ¿Están presupuestados o no?
11. ¿Cuál es la forma de financiación de dicho gasto?
12. ¿Está relacionado con un ingreso futuro o no? ¿De qué magnitud y en que período de tiempo?
13. Si se trata de una inversión ¿cuál es el respectivo Valor Actual Neto?
14. En caso de inversión ¿se han analizado los diversos aspectos tanto cuantitativos como cualitativos?
15. El objetivo al cual están destinado puede ser cubierto de otra manera más económica. (Tratar de evitar siempre tener una serie de gastos o inversiones que cubren los mismos objetivos –superposición-).
16. Pensar en la forma más efectiva y eficiente de cubrir las necesidades de la empresa.
17. Pensar en términos de 80/20 (Pareto).
18. El gasto o inversión es ¿racional o irracional / emotivo?
19. ¿El mismo responde a una moda o necesidad real?
20. Contribuye a ser más competitivo ¿si o no?
21. Relacionar siempre el gasto adicional con el respectivo ingreso adicional. En función de ello: ¿se justifica el incremento o realización del gasto o inversión?
Estas son algunas preguntas a título de ejemplo que tiene por objetivo servir al análisis previo a la autorización del gasto, de base a la elaboración del presupuesto, y de modelo para el análisis de los gastos ya efectuados.
Los gastos no pueden ni deben ser autorizados sin analizar detenidamente la razón y el porque de los mismos. Más aún, ni si quiera deben pensarse en efectuarlos sin su respectivo análisis.
Todos los miembros de la organización deben ser capacitados, entrenados y concientizados a los efectos de evitar gastos e inversiones innecesarios.
Conclusiones
Si los momentos son buenos, excelente es la oportunidad para evitar costos, inversiones y gastos excesivos, que reducen los beneficios y disminuyen la liquidez, ayudando a constituir las reservas anti-cíclicas.
Si los momentos no son buenos para la economía en general, o para la empresa o sector, reducir y mantener bajo un total control los gastos, costos e inversiones resulta clave para la continuidad de la entidad.
En estos especiales momentos de recesión todas estas medidas cobran una muy especial significación. No planificar debidamente los gastos, inversiones y egresos es planificar para el desastre. Si no se planifica debidamente las oportunidades de controlar de forma efectiva disminuye, y con ello la opción de una mejora continua destinada a la supresión de ineficiencias, desperdicios e improductividades.
Siempre que un Tesorero o Directivo necesita recursos, suele encontrarse con un montón de gastos e inversiones inútiles e ineficaces realizados durante el ejercicio económico que ahora necesitarían con carácter de urgencia y necesitan pedírselo a una entidad financiera. Es en cierta forma como la historia de las hormigas y la cigarra. Mientras unas trabajan y ahorran para cuando llegue el invierno la otra se dedica a cantar. De igual forma gestionar los fondos o recursos de la empresa con sabiduría en los momentos positivos permitirá soslayar los momentos difíciles (que siempre se harán presentes) con mayor prestancia y capacidad.