Cuando contabilizar un anticipo y no una venta

Fuente: Gerencie.com

No siempre es fácil determinar cuando a un pago se le debe dar el tratamiento de anticipo o se debe tratar como una venta efectiva.
Para quienes llevan contabilidad por el sistema de causación, que son todas las empresas y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad, deben registrar el ingreso [venta] aun cuando no hayan recibido el dinero, puesto que deben hacerlo al momento de perfeccionarse la venta, aunque se haya realizado a crédito, o sólo se haya recibido una cuota inicial.
Esto hace que la empresa deba pagar el Iva generado en la venta aun cuando no haya recibido un peso por ello, situación que afecta el flujo de efectivo de la empresa, afecta su liquidez.
Esta situación en algunas ocasiones se puede evitar cuando la llamada cuota inicial se le puede dar el tratamiento de anticipo, tratamiento que no siempre se le puede dar.
Para que un pago adelantado o cuota inicial pueda ser tratado como anticipo, el pago no debe corresponder a una obligación efectiva, ya determinada, pues si esta obligación se ha perfeccionado, el derecho a exigir el pago de esa obligación ya ha surgido, y por el principio de causación, se debe reconocer el ingreso respectivo.
Luego, para que al pago inicial se le pueda dar el tratamiento de anticipo, no debe existir ninguna obligación consumada, efectiva.
Por ejemplo cuando se compra una máquina a crédito y se da una cuota inicial, estamos ante una obligación cierta por cuando se ha entregado y facturado la máquina negociada, y el cliente recibe su máquina. En este caso, se debe reconocer la venta desde un principio.
Pero si el cliente da un anticipo para que la empresa le fabrique su máquina y se la entregue en un tiempo futuro cuando esté terminada, entonces el pago inicial sí se puede tratar como anticipo, puesto que al no existir aun una máquina que entregar, no se puede facturar ni se puede transferir el dominio de una cosa que aun no existe, que sólo existirá en el futuro, y solo hasta entonces se reconocerá el ingreso en la contabilidad.
Si la empresa tiene su producto terminado, y lo vende y entrega a su cliente, el pago inicial que reciba por su venta no podrá tratarse como anticipo, sino que se deberá reconocer el ingreso por la venta.
En cambio, si la empresa no tiene el producto fabricado, sino que recibe un anticipo del cliente para iniciar la fabricación del producto, el pago recibido se debe tratar como anticipo, y hasta tanto no fabrique y entregue el producto, no reconocerá el ingreso.
En este caso, la empresa recibe un dinero con el cual adquirirá los insumos para luego fabricar el producto encargado; como vemos, al momento de firmar el contrato y recibir el dinero por el anticipo, la empresa no tienen ningún producto en el inventario, por lo tanto no puede existir una venta. Con ese dinero, la empresa comprará insumos y los contabilizará en materias primas, luego en productos en proceso y por último si contabiliza el producto terminado, lo cual puede suceder semanas o meses después de recibir el anticipo. Es en el momento de retirar el producto del inventario y entregarlo al cliente es cuando se perfecciona la venta.
Sucede lo mismo cuando un comerciante vende productos sobre pedidos. Supongamos que el comerciante X el día 01 de octubre “vende” un computador a un cliente y le cobra la mitad del valor. En ese momento el comerciante X no tiene ningún computador en su inventario, lo que hace es pedir ese computador a su proveedor en el exterior, quien se lo enviará a los 15 días.
Así, el 01 de octubre, el comerciante no debe contabilizar una venta sino un anticipo. Técnicamente es imposible que pueda contabilizar una venta puesto que no tiene nada que vender en su inventario. La venta se perfeccionará 15 días después que reciba el producto de de su proveedor y entregue al cliente el pedido.
Este tratamiento permitirá causar el Iva al momento de perfeccionar la venta, tratamiento que cuando se trata de plazos de entrega extensos, puede resultar muy benéfico para el comerciante.